SIGNAX FORMSTừ biểu mẫu công trường đến bộ hồ sơ hoàn công số
SIGNAX FORMS số hóa toàn bộ vòng đời hồ sơ hoàn công — từ nhật ký, biên bản nghiệm thu và tài liệu chất lượng đến kiểm tra, ký số và bàn giao bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
Dành cho chủ đầu tư, tổng thầu, ban chỉ huy công trường, bộ phận QA/QC và tư vấn giám sát.
Một quy trình số cho toàn bộ hồ sơ hoàn công
Thay cho nhật ký giấy, bảng Excel đánh số và trao đổi rời rạc qua email hoặc ứng dụng chat, SIGNAX FORMS đưa khâu lập, kiểm tra, ký và bàn giao hồ sơ vào một luồng thống nhất. Mỗi biểu mẫu được liên kết với công việc, gói thiết kế, nhà thầu, người phụ trách và trạng thái tương ứng.
Tạo hồ sơ từ dữ liệu dùng chung
Nhập thông tin một lần, sau đó tái sử dụng nhất quán trên mọi nhật ký và biên bản.
- Dữ liệu gốc thống nhất: Quản lý thông tin dự án, nhà thầu, người phụ trách, vật liệu, chứng chỉ và kết quả thí nghiệm trong các danh mục dùng chung.
- Tự động điền biểu mẫu: Đưa dữ liệu đã xác nhận vào đúng trường, giảm nhập liệu lặp lại và sai sót khi sao chép thủ công.
- Liên kết theo ngữ cảnh: Gắn hồ sơ với loại công việc, gói thiết kế, đơn vị thực hiện, người chịu trách nhiệm và trạng thái xử lý.
Kiểm tra, phê duyệt và ký số trong một luồng
Đưa quá trình phối hợp hồ sơ ra khỏi chuỗi email và tin nhắn khó theo dõi.
- Kiểm tra tính đầy đủ: Xác thực các trường bắt buộc và dữ liệu liên quan trước khi hồ sơ được chuyển sang bước tiếp theo.
- Trạng thái và phản hồi rõ ràng: Theo dõi nhận xét, chỉnh sửa, gửi lại và phê duyệt trong cùng một quy trình có kiểm soát.
- Ký số có truy vết: Ghi nhận người thực hiện, thời điểm và hành động tại từng bước để hình thành lịch sử kiểm tra đầy đủ.
Từ công việc hoàn thành đến bộ hồ sơ bàn giao
Một quy trình liền mạch giúp đội dự án chuyển dữ liệu hiện trường thành bộ hồ sơ hoàn công sẵn sàng bàn giao.
- 01 · Ghi nhận: Cập nhật công việc đã hoàn thành và dữ liệu chất lượng liên quan ngay tại nguồn.
- 02 · Tạo hồ sơ: Sinh nhật ký, biên bản và tài liệu cần thiết từ mẫu và dữ liệu dự án.
- 03 · Kiểm tra và ký: Luân chuyển hồ sơ qua các bước rà soát, phê duyệt và ký số theo vai trò.
- 04 · Bàn giao: Xuất và tập hợp bộ hồ sơ hoàn công hoàn chỉnh để bàn giao cho các bên liên quan.
Một module cho nhiều biểu mẫu công trường
SIGNAX FORMS hỗ trợ các nhóm hồ sơ quan trọng xuyên suốt giai đoạn thi công và nghiệm thu, đồng thời giữ chúng trong cùng một cấu trúc dữ liệu.
- Nhật ký thi công: Nhật ký chung và nhật ký chuyên ngành cho các công tác xây dựng, lắp đặt.
- Biên bản nghiệm thu: Nghiệm thu công việc, công việc bị che khuất, kết cấu quan trọng và các mốc bàn giao.
- Tài liệu chất lượng: Bản vẽ hoàn công, chứng chỉ, kết quả thí nghiệm, hồ sơ thiết bị và tài liệu liên quan.
- Bộ hồ sơ hoàn công: Tập hợp, kiểm tra trạng thái và xuất hồ sơ thành bộ bàn giao có cấu trúc.
Bảo mật và truy vết theo vai trò
Mỗi hành động trên hồ sơ được ghi nhận theo người dùng và thời điểm, trong khi quyền xem, chỉnh sửa, phê duyệt và ký được giới hạn theo vai trò dự án.
- Kiểm soát truy cập: Phân quyền chi tiết theo dự án, thư mục, biểu mẫu và trách nhiệm của từng bên.
- Lịch sử minh bạch: Lưu dấu vết thay đổi, nhận xét, sửa chữa, phê duyệt và chữ ký để phục vụ kiểm tra.
- Một phiên bản hiện hành: Mọi bên truy cập cùng dữ liệu đã được xác nhận trong hệ sinh thái SIGNAX DOCS.
Bạn muốn xem demo?
Liên hệ TPG TECH để được tư vấn và xem demo trực tiếp module này trên dự án của bạn.